Hướng dẫn phương pháp tiếp cận thực tế để áp dụng thành công 5S trong trường học

Sở Khoa học và Công nghệ Bắc Giang đã phối hợp với Viện Năng suất Việt Nam triển khai thực hiện xây dựng, áp dụng công cụ 5S tại một số cơ sở giáo dục đào tạo trên địa bàn tỉnh.

Tóm tắt chương trình 5S

Thực hiện Quyết định số 1322/QĐ-TTg ngày 31/8/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình quốc gia hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021-2030 và Quyết định số 36/QĐ-TTg ngày 11/01/2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Kế hoạch tổng thể nâng cao năng suất dựa trên nền tảng khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo giai đoạn 2021-2030, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Kế hoạch Nâng cao năng suất và chất lượng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2021-2025 (Kế hoạch số 408/KH-UBND ngày 29/8/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang). Sở Khoa học và Công nghệ đã phối hợp với Viện Năng suất Việt Nam triển khai thực hiện xây dựng, áp dụng công cụ 5S tại một số cơ sở giáo dục đào tạo trên địa bàn tỉnh.

Giới thiệu chương trình 5S

Có thể nói, trở thành giáo viên là một trong những công việc quan trọng nhất đối với các thầy cô. Do vậy, các khu vực của nhà trường cần phải phản ánh được tiêu chuẩn dạy học của giáo viên và thể hiện tầm nhìn của Ban Giám hiệu về một môi trường an toàn cho học sinh, thầy và trò cư xử tốt và học tập chăm chỉ. Vậy làm thế nào để đạt được điều đó? Làm cách nào để khiến thầy và trò tự hào về ngôi trường của mình?

5S là phương pháp phổ biến để duy trì một nơi làm việc được tổ chức tốt và trực quan. Một trường học có tổ chức tốt sẽ giúp học sinh trở nên độc lập hơn và giúp giáo viên dành nhiều thời gian hơn cho học sinh thay vì dành thời gian để tìm kiếm những gì cần thiết trong quá trình dạy và học.

5S là viết tắt từ các từ tiếng Nhật seiri, seito, seiso, seiketsu, shitsuke. Đối với doanh nghiệp, khi theo đuổi/ áp dụng chương trình Lean Six Sigma (LSS), 5S thường được coi là một công cụ. Trong thực tế 5S không chỉ là một công cụ, mà còn là phương pháp tiếp cận, một nét văn hoá và cần phải được xây dựng đối với bất kỳ tổ chức nào muốn tự cải thiện liên tục môi trường và điều kiện làm việc. 5S liên quan đến tất cả mọi người trong tổ chức từ cấp cao nhất đến cấp dưới. Người Nhật đã phát triển những từ đơn giản và dễ hiểu này thành một triết lý để thực hành ở mọi khía cạnh của cuộc sống và đã làm cho 5S trở thành một phương pháp luận được thừa nhận trên toàn thế giới.

Trong quá trình áp dụng Lean 6 Sigma, triết lý 5S thường bị giới hạn trong một hoặc một số buổi đào tạo trên lớp, hoặc được sử dụng như phương pháp được thực hiện một lần, không duy trì được. 5S không phải là danh mục các mục hành động phải được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với trường học, thay vào đó, 5S phải được thực hành như những hoạt động hàng ngày, đòi hỏi sự tập trung, sự cống hiến và sự tận tâm để duy trì và cuối cùng biến nó thành một nét văn hóa học đường.

Các trường học cần phải tuân thủ một quá trình hợp lý, từng bước để thực hành 5S nhằm đạt được thành công bền vững.

PDCA- Phương pháp tiếp cận 5S hiệu quả

PDCA (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động) hoặc “Chu trình Deming” là một trong những cách thực hiện 5S có hiệu quả. Đây là một quá trình không bao giờ kết thúc và phải tuân theo cách tiếp cận quá trình.

Bước 1: Seiri – Sàng lọc

Sàng lọc nghĩa là phân loại các hạng mục ở các khu vực thực hành 5S và loại bỏ những thứ không cần thiết. Đây là hành động để xác định và loại bỏ tất cả những đồ dùng/ vật dụng/ hồ sơ/ tài liệu… không cần thiết ra khỏi khu vực dạy và học.

Thực hiện:

1. Quan sát xung quanh các khu vực trong trường cùng với học sinh và các đồng nghiệp để khám phá và xác định các đồ dùng/ vật dụng/ hồ sơ/ tài liệu…không cần có hoặc/ và không cần thiết để hoàn thành công việc dạy và học

2. Xây dựng một cách cẩn thận các tiêu chí để xử lý đối với những thứ không cần thiết.

3. Luôn chụp ảnh “TRƯỚC” ở bất cứ nơi nào cần thiết.

4. Gắn thẻ những thứ không cần thiết là phương pháp hiệu quả để ghi nhận lại quá trình. Việc kiểm soát trực quan những thứ không cần thiết này thường được gọi là “gắn thẻ đỏ”.

5. Khi thực hiện gắn thẻ đỏ, hãy đặt những câu hỏi sau:

– Những thứ này có cần thiết không?

– Nếu cần thiết, có cần thiết với số lượng này không?

– Nếu cần thiết, chúng được sử dụng thường xuyên như thế nào?

– Nếu cần thiết, có nên để chúng ở đây không?

– Ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với những thứ này? (Xác nhận từ người đó).

– Có bất kỳ vật dụng không cần thiết nào khác làm cho nơi dạy học trở nên lộn xộn  không?

– Có dụng cụ hoặc vật liệu nào còn sót lại trên sàn nhà, hành lang, sân trường… không?

6. Tìm một khu vực để lưu giữ những gì được gắn thẻ đỏ.

7. Nếu khó quyết định xem các hạng mục có cần thiết hay không, hãy gắn một thẻ khác và để riêng trong khu vực lưu giữ.

8. Phân loại các hạng mục theo tần suất sử dụng.

9. Các vật dụng hoặc thiết bị được sử dụng theo giờ hoặc theo ngày nên được lưu giữ trong khoảng với tay ở vị trí sử dụng.

10. Các vật dụng hoặc thiết bị được sử dụng mỗi tuần một lần hoặc mỗi tháng một lần nên được giữ xa hơn trong khu vực dạy học

11. Các vật dụng hoặc thiết bị được sử dụng ít thường xuyên hơn nên được lưu giữ ở một vị trí xa hơn nữa.

12. Các vật dụng không dùng đến hoặc không cần thiết nên được để trong khu vực lưu giữ riêng.

13. Mỗi phòng/ lớp nên có một khu vực lưu giữ riêng.

14. Khu vực lưu giữ phải được nhìn thấy một cách trực quan và được đánh dấu/ dán nhãn rõ ràng để đảm bảo kiểm soát trực quan các hạng mục.

15. Treo hình ảnh của các hạng mục trên bảng tin/ góc 5S, nơi tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy.

16. Trách nhiệm đối với khu vực lưu giữ nên được giao cho một số người ngay từ khi bắt đầu hoạt động sàng lọc và phân loại.

17. Các vật dụng trong khu vực lưu giữ nên được giữ trong ba hoặc bốn tháng. Nếu các hạng mục không cần thiết cho công việc thì có thể được xử lý. Luôn xác nhận kế hoạch loại bỏ các vật dụng với bất kỳ ai đã sử dụng các vật dụng này trong quá khứ hoặc hiện đang sử dụng cùng một hạng mục hoặc tương tự.

18. Các hạng mục nên được chuyển đến khu vực lưu giữ của nhà trường trước khi xử lý hoặc thực hiện huỷ bỏ cuối cùng.

19. Người quản lý cơ sở hoặc người được ủy quyền phải đánh giá lại các hạng mục.

20. Việc xử lý nên được thực hiện theo một trong các cách sau:

– Chuyển đến phòng/ bộ phận khác cần đến những thứ này.

– Bán/ thanh lý cho bên ngoài.

– Huỷ bỏ và chuyển đi.

21. Vứt bỏ tất cả các vật dụng bị vỡ/ hỏng hoặc không có giá trị.

22. Chụp ảnh “SAU” ở bất cứ nơi nào cần thiết.

Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001

Bước 2: Seiton – Sắp xếp

Sắp xếp nghĩa là để các vật dụng cần thiết vào vị trí đã quy định và tạo ra khả năng tiếp cận dễ dàng. Đây là hành động để sắp xếp mọi hạng mục cần thiết theo trật tự tốt và tập trung vào các phương pháp lưu trữ có hiệu quả và hiệu lực.

Thực hiện:

1. Đảm bảo rằng tất cả đồ dùng/ vật dụng/ hồ sơ/ tài liệu…không cần thiết đều đã được loại bỏ khỏi khu vực dạy và học.

2. Hãy quyết định để những gì? ở đâu?, có tính đến trình tự quá trình dạy và học.

3. Chụp ảnh “TRƯỚC” bất cứ khi nào cần thiết.

4. Quyết định cùng với học sinh và đồng nghiệp về việc để những gì, ở đâu theo quan điểm hiệu quả đối với các hoạt động dạy và học.

5. Việc sắp xếp nên được thực hiện theo tần suất sử dụng các hạng mục. Các vật dụng được sử dụng thường xuyên hơn nên được giữ gần nơi làm việc (xem mục số 9, 10 và 11 ở phần sàng lọc).

6. Mọi người phải trả lời những câu hỏi sau:

– Tôi cần những gì để thực hiện công việc của mình?

– Tôi phải tìm những thứ này ở đâu?

– Tôi thực sự cần bao nhiêu (số lượng) hạng mục này?

7. Lập kế hoạch dựa trên các nguyên tắc và xác định vị trí để mọi thứ cho phù hợp.

8. Sử dụng phương pháp “5 Whys” để quyết định vị trí để của mỗi hạng mục.

9. Xác định vị trí để các hạng mục cần thiết sao cho có thể truy xuất trong khoảng từ 30 đến 60 giây với ít thao tác nhất.

10. Đảm bảo đã thông báo cho mọi người trong nhà trường về vị trí của các hạng mục.

11. Lập danh mục rõ ràng các vật dụng với vị trí để của chúng và để vào tủ khóa hoặc ngăn tủ.

12. Dán nhãn nhận biết mỗi tủ khóa/ ngăn kéo/ ngăn tủ để hiển thị những gì được lưu giữ bên trong.

13. Phác thảo vị trí của trang thiết bị, vật tư, khu vực chung và khu vực an toàn bằng các đường kẻ vạch:

– Đường phân cách xác định lối đi và vị trí làm việc.

– Đường kẻ vạch đánh dấu hiển thị vị trí của trang thiết bị/ bàn ghế…

– Các đường phạm vi cho biết phạm vi hoạt động của cửa ra vào hoặc trang thiết bị.

– Đường giới hạn hiển thị giới hạn chiều cao liên quan đến các hạng mục được lưu giữ tại nơi làm việc.

– Vạch vàng đen (da hổ) thu hút sự chú ý đến các mối nguy hiểm liên quan đến an toàn.

– Mũi tên hiển thị hướng di chuyển.

14. Xác định tất cả hạng mục cần thiết bằng hệ thống nhãn dán.

15. Chụp ảnh “SAU”.

16. Thực hiện đánh giá bằng cách sử dụng các cấp độ 5S với Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền của nhà trường.

Xem thêm: Kiểm định thiết bị

Bước 3: Seiso – Sạch sẽ

Sạch sẽ liên quan đến việc làm sạch mọi thứ, giữ cho nó sạch sẽ hàng ngày và sử dụng việc vệ sinh để kiểm tra nơi làm việc và trang thiết bị để tìm kiếm những sai lỗi. Đây là hành động để làm sạch nhà trường hàng ngày.

Thực hiện:

1. Chụp ảnh “TRƯỚC”.

2. Áp dụng “SẠCH SẼ” như hoạt động hàng ngày và như một phần của việc kiểm tra. Làm sạch nơi dạy và học trước khi bắt đầu và trước khi kết thúc buổi học. Cần chú ý đến những chỗ khuất như bậu cửa sổ, phía sau các tủ đồ dùng…

3. Hãy dành ra 10 hoặc 15 phút cho hoạt động làm sạch mỗi ngày.

4. Làm sạch gián tiếp giúp kiểm tra từng bộ phận và vị trí. Do đó, làm sạch phải trở thành một THÓI QUEN.

5. Tìm cách ngăn ngừa bụi bẩn và ô nhiễm.

6. Làm sạch cả bên trong và bên ngoài hàng ngày.

7. Xác định và gắn thẻ mọi hạng mục gây bẩn.

8. Sử dụng phương pháp “5 Whys” hoặc  phương pháp nhân – quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự ô nhiễm/ bẩn và thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa thích hợp.

9. Ghi nhật ký tất cả các địa điểm/khu vực cần cải tiến. Bảng 1 hiển thị định dạng cho nhật ký để cải thiện SẠCH SẼ.

Bảng 1: Nhật ký mẫu để cải tiến sạch sẽ
Câu hỏi
Vấn đề Ở ĐÂU?	Vấn đề chính xác LÀ GÌ?	AI chịu trách nhiệm thực hiện?	KHI NÀO giải pháp sẽ được thực hiện?	Giải pháp sẽ được thực hiện NHƯ THẾ NÀO?
Câu trả lời (Sử dụng nhiều chi tiết nếu cần)

10. Phiếu kiểm tra 5S nên được duy trì hàng ngày. Một ví dụ về phiếu kiểm tra được minh họa trong Bảng 2.

Bảng 2: Bảng kiểm tra 5S
Mã Số màn hình:			Thứ hai	Thứ ba	Thứ tư	Thứ năm	Thứ sáu
Tên màn hình:			11/3	12/3	13/3	14/3	15/3
Vị trí để màn hình:
STT	Kiểm tra	Tần suất	Tên người chịu trách nhiệm
1	Gắn thẻ đỏ các vị trí bị bẩn	Hàng ngày
2	Loại bỏ bụi bẩn khỏi lớp học, cửa sổ…	Hàng ngày
3	Kiểm tra các đầu giắc kết nối điện, dây dữ liệu…	Thứ Ba hàng tuần
4	Vệ sinh các giắc cắm	Thứ Năm hàng tuần
Kiểm tra	Giám sát bởi …	Hàng ngày

11. Xây dựng kế hoạch, biểu đồ hoạt động và phân công trách nhiệm.

12. Chụp ảnh “SAU”.

13. Bổ sung 10 đến 15 phút cho SẠCH SẼ mỗi ngày, người chịu trách nhiệm 5S nên bố trí thời gian 5S hàng tuần hoặc ngày 5S hàng tháng.

14. Thực hiện đánh giá bằng cách sử dụng các cấp độ thực hiện 5S với người quản lý hoặc những người được ủy quyền trong trường.

Bước 4: Seiketsu – Săn sóc

Săn sóc liên quan đến việc thiết lập kiểm soát và hướng dẫn trực quan để giữ cho trường học có tổ chức, có trật tự và sạch sẽ. Đây là tình trạng mà tiêu chuẩn cao về vệ sinh tốt được duy trì. Ba bước hoặc 3S đầu tiên thường được thực hiện theo mệnh lệnh hay yêu cầu. Săn sóc giúp biến việc thực hiện 3S đầu đó thành những thói quen (hành vi tự nhiên), theo chuẩn mực.

Thực hiện:

1. Chụp ảnh “TRƯỚC”.

2. Kiểm tra xem ba S đầu tiên có được triển khai đúng cách không.

3. Tất cả các tài liệu/ danh mục kiểm tra hoạt động của nhóm phải được hiển thị công khai trên bảng tin 5S.

4. Thiết lập các thói quen và thực hành tiêu chuẩn để lặp lại thường xuyên và có hệ thống ba S đầu tiên.

5. Tạo các quy trình/ quy định và biểu mẫu để thường xuyên đánh giá tình trạng của ba S đầu tiên.

6. Chuẩn hóa các quy trình gắn thẻ đỏ và quy tắc khu vực lưu giữ (xem sàng lọc).

7. Chuẩn hóa các quy định sắp xếp, đường kẻ vị trí và ghi nhãn của tất cả các hạng mục (xem sắp xếp).

8. Chuẩn hóa lịch vệ sinh bằng cách sử dụng “Bảng kiểm tra 5S” (xem Sắp xếp).

9. Chuẩn hóa “Bài học một điểm” để ghi lại và truyền đạt các quy trình, quy định và cải tiến 5S tại các khu vực và trang thiết bị.

10. Tạo ra hệ thống duy trì để giữ cho mọi thứ ngăn nắp. Lập lịch trình dọn dẹp các khu vực trong trường. Cách tiếp cận phổ biến là yêu cầu các nhóm 5S thực hiện điều đó.

11. Cạnh tranh giữa các Tổ chuyên môn, các lớp học, khối học… là cách hiệu quả để duy trì và tăng cường sự quan tâm đến 5S.

12. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân về khu vực 5S và trang thiết bị dạy học.

13. Việc kiểm tra/ và đánh giá thường xuyên bởi một nhóm đánh giá (bao gồm cả những người quản lý cấp cao) sẽ được tiếp tục.

14. Thay vì chỉ trích những trường hợp sai lỗi, hãy khen ngợi và khuyến khích những thực hành tốt hoặc những người thực hiện tốt.

15. Chụp ảnh “SAU” và đăng lên bảng tin 5S.

16. Hoàn thành đánh giá bằng cách sử dụng các cấp độ thực hiện 5S với người quản lý hoặc những người được ủy quyền trong nhà trường. 

Bước 5: Shitsuke – Sẵn sàng

Sẵn sàng bao gồm các hoạt động giáo dục, đào tạo đồng thời áp dụng các biện pháp chế tài (kỷ luật) để đảm bảo rằng mọi người đều phải tuân thủ các tiêu chuẩn 5S. Đây là tình trạng mà mọi thành viên của nhà trường thực hành bốn S đầu tiên một cách tự giác và luôn sẵn sàng như là phong cách dạy và học. Từ đó, 5S dần trở thành nét văn hóa học đường.

Thực hiện:

1. Mọi người phải đối xử với trường, lớp học như là nhà riêng của mình.

2. Cần có sự tham gia định kỳ của Ban giám hiệu để kiểm tra xem bốn S đầu tiên có được thực hiện tốt hay không.

3. Cán bộ giáo viên, nhân viên và toàn thể học sinh phải biến 5S thành một phần của việc dạy và học hàng ngày, không phải là hành động ép buộc.

4. Sự tận tâm, cam kết và chân thành rất cần thiết trong việc thực hiện 5S hàng ngày.

5. Ban giám hiệu nhà trường nên khởi xướng lễ phát động thực hiện 5S và là một phần tích cực trong toàn bộ quá trình thực hiện chương trình thực hành tốt 5S.

6. Ban giám hiệu nhà trường nên thực hiện đánh giá định kỳ về tình trạng của 5S.

7. Việc kiểm tra ba S đầu tiên nên được thực hiện và kết quả được cập nhật trên bảng tin 5S thường xuyên.

8. Các bài học một điểm nên được sử dụng để truyền đạt các tiêu chuẩn về cách thức hoạt động của 5S.

9. Phải có quá trình giải quyết vấn đề để các nguyên nhân gốc rễ được loại bỏ và các hành động cải tiến bao gồm phòng ngừa được thực hiện.

10. Người chịu trách nhiệm tiến hành các hoạt động Kaizen – 5S và ghi lại kết quả. Các lớp học phải hoàn thành các phiếu kiểm tra hàng ngày để kiểm soát các yếu tố gây xuống cấp của cơ sở vật chất và giữ nơi làm việc sạch sẽ giúp xây dựng niềm tự hào về nhà trường.

Tóm lại, khi được thực hiện đầy đủ, quá trình thực hành tốt 5S làm tăng tinh thần, tạo ấn tượng tích cực cho cơ quan quản lý cấp trên và phụ huynh học sinh, tăng hiệu quả dạy và học. Cán bộ giáo viên, nhân viên và học sinh không chỉ cảm thấy tốt hơn về nơi họ làm việc, học tập mà còn ảnh hưởng đến việc cải tiến liên tục có thể dẫn đến ít lãng phí hơn, chất lượng dạy và học tốt hơn.

5S không phải là việc vệ sinh, dọn dẹp thông thường, 5S là một cách tiếp cận tích hợp để cải thiện năng suất. 5S là văn hóa cải thiện chất lượng, giảm chi phí, cải thiện an toàn và cải thiện tinh thần. 5S cũng không phải là một danh mục các hành động, mà là một khái niệm tích hợp các hành động, điều kiện và văn hóa. Để có được thành công lâu dài, bản chất và hàm ý của mỗi chữ “S” cần được mỗi cán bộ Giáo viên, Nhân viên, từng học sinh hiểu rõ và cần được thực hành thường xuyên.

Nguồn: VietQ.vn      (TS. Cao Hoàng Long – Viện Năng suất Việt Nam)